一、第一期结束了，买家的行程可能还没结束
第140届广交会第一期于2026年10月15日至19日举行，主题为先进制造。10月20日适合首期参展团队整理沟通记录，但不能把第一期结束写成整届广交会闭幕；后续各期仍有安排，买家也可能继续参会、看厂或出差。
以下假设一家工业电机厂在展位接待了输送设备采购商，双方讨论过电压、转速和样品。七天是便于分工的原创执行窗口，不是经过验证的最佳跟进时点，也不承诺回复或订单。客户已经约定时间的，按其安排优先处理，不必等待统一节奏。
二、第一天先整理原始记录，再决定联系谁
把名片、广交会APP中已交换的联系人、现场笔记和销售自有记录集中核对。先保留记录、接待人员和交流日期，再检查同一公司或同一联系人是否被多人登记。不同联系人可能负责不同任务，不能只因公司相同就删掉；合并时保留各自角色与沟通事实。
去重可以先用公司名称、邮箱和电话辅助判断，再由接待人员确认，不能只凭名字相似自动合并。官网、表格和APP记录不应被默认已经互通。若只能人工整理，就安排固定负责人补录；图片或语音中听不清的规格标成待确认，不把推测填成客户要求。
三、按实际需求和缺失信息分级
A类是产品用途与供货范围匹配、需求条件基本明确且已有下一动作的线索，例如约好核对图纸；B类是可能匹配，但缺关键规格、数量或项目阶段，需要澄清；C类是目前不匹配或暂无明确采购安排。分级依据是可观察事实，不是名片职位、所在国家或销售的热情判断。
每一级都应对应动作和可调整条件。A类由负责人兑现已约定事项，B类只追问影响判断的关键缺口，C类记录原因后决定是否保留后续联系。小批样机未必价值低，没有立即报价也不等于无意向；客户补充条件后及时重评，不把等级当成永久标签。例如只写“需要电机”的联系人，还缺用途和供电条件，应列出待补问题；不能因为问得简短，就认定对方没有真实项目。
四、用一张跟进表保留上下文
最少字段可包括：线索编号、公司与联系人、展会记录、接待人、关注产品、需求原话、待补资料、当前分级、负责人、最近联系、下一动作及约定日期。把展位照片或产品资料关联到编号，文件标清型号和版本，避免销售只看到一张名片，却找不到当天承诺过什么。现场答应发送的资料另列完成状态，未确定交期的承诺先请接待人澄清，防止记录在交接中被放大。
分级、阶段和结果分开记录。B类说明信息尚缺，并不代表“未联系”；已经发信也不代表已建立有效沟通。团队可以使用现有表格或实际可用的CRM，不要求先采购新工具。保留修改记录与访问权限，交接时让下一位接手的人知道还需要完成哪件事。
五、第一封邮件：确认见面背景与关键条件
先回到客户当时关注的问题，说明为什么联系，并提出一个便于回答的下一步。假设采购商已讨论输送设备电机，但电压和转速未确定，首封信就围绕这两项澄清，不附整套产品目录，也不顺带介绍所有业务。英文内容只作改写示例，发送前核对真实交流事实。
Subject: Motor requirements discussed at Canton Fair Hi [Name], following our discussion about motors for your conveyor, could you confirm the supply voltage and required speed range? This will help us check the suitable options and prepare the relevant drawings. Best, [Your name]
没有真正见面，就不能照搬“following our discussion”；客户已提供规格，也不要重复追问。附件应对应已确认产品，发出前核对版本、文件名和大小。优先使用双方交换或确认的联系方式，这段示例不代表已经替任何企业发送邮件。
六、第二封邮件：只补解决当前问题的资料
第二次联系应提供信息增量，而不是重复“请问看过了吗”。假设客户已确认电压和转速，工厂也完成初步核对，便可发送相应图纸，并询问安装空间等仍影响选型的条件。如果工程人员尚未确认，就先说明待核对事项，不把可能适用的型号写成已经批准。
Subject: Drawings for your conveyor motor review Hi [Name], attached are the drawings for the motor options we discussed. Could you check the shaft and mounting dimensions against your equipment? Please let us know which dimension needs further review. Best, [Your name]
示例中的附件与讨论必须真实存在。内容围绕一个具体检查任务，便于采购转给工程同事；对方回复尺寸问题后，立即进入该项目的单独沟通，不再按固定序列继续发同一封提醒。需要重新选型或补资料时，同步更新跟进表和下一动作。
七、第三封邮件：确认下一步或暂停
后续没有新进展时，可以简短确认项目是否继续，以及对方希望何时联系。不要制造虚假库存紧张、价格倒计时或展会专属承诺催促。客户仍在参会或内部讨论，可以约定之后再沟通；没有回复只能记为状态未知，不能自动改成“无采购需求”。
Subject: Next step for your motor project Hi [Name], would you prefer a short technical discussion, a sample review, or a follow-up at a later date? If the project is not active, please let us know and we will pause our follow-up. Best, [Your name]
邮件里的可选项必须是企业实际能够安排的事项。提供暂停选项有助于明确后续节奏，客户选择稍后联系就记录日期，明确拒绝则停止。三封示例代表不同任务，不意味着每位联系人都应该收到三封，更不意味着七天内每天发信。若已约定会议，后续应确认时区、议题和需要参加的技术人员，不再用普通提醒代替会议准备。
八、把七天安排成有条件的工作窗口
第1天完成记录核对、去重与负责人分配；第2天优先兑现已约定资料，并向需要澄清的联系人发送相关问题；第3至4天处理回复、交给工程核对或补充对应资料。分天步骤是内部排程建议，实际邮件时间由约定、客户时区及项目紧迫程度决定。
第5至6天检查图纸、报价、样品或会议是否有明确下一步，对未回复者先确认联系信息及之前是否已有触达；第7天回看状态并决定继续、稍后或暂停。紧急问题不必拖到指定天，尚无有效内容也不必为了完成计划凑一封邮件。
九、回复进入个别沟通，重复和拒收及时停止
客户一旦回复，应围绕具体项目调整任务：明确规格就转评审，询问报价就先核对报价条件，提出样品就确认配置与安排。多人同时接触同一客户时，先确定主负责人和共同记录，避免工程回复尚未发出，另一个销售又发送重复的开场邮件。
遇到重复线索、明显无关业务、错误地址或明确拒收，停止相应跟进并保留原因。交换名片不是无限期群发许可，客户记录也不应被随意加入其他名单。任何自动提醒或发送安排，都必须建立在实际工具和人工确认之上，不能假定官网已经接好CRM或自动发信。
十、第七天复盘工作，不拿短期回复代替业绩
复盘以这批去重线索为同一队列，分别看是否分配、是否完成约定动作、是否收到回复，以及仍缺什么信息。统计回复比例时，说明分母是哪些已联系对象、采用什么渠道和观察截止日；退信、暂停、未到约定时间分别保留，避免用不同口径拼出漂亮数字。
管理者最值得追问的是：哪项承诺未兑现，哪些规格反复缺失，谁需要工程支持。尚未回复或仍在评审的项目继续按约定追踪，不在七天内强行判断成交成败。将实际进展转换为资料、页面和协同改进，才能让下一批展会沟通少走相同弯路。